公司 AI 使用規範怎麼訂？資料和動作分開寫，附一頁範本

公司訂 AI 使用規範，資料面的紅線是「不要把機密貼進 AI」。但把 AI 助理接上公司信箱、讓它幫忙回信，它就可能自己把信寄出去，這種風險，只管資料的規定管不到。本文建議把紅線分成兩條寫，後面附一頁八條範本、一張核准工具表，和發出前要找誰確認。

智谷 AI 課程的學員在報到表勾過自己的 AI 紅線（可複選）。26 筆填答裡有 25 筆勾了，勾「未經同意發信給任何人」的有 21 筆，「直接聯繫我的客戶」20 筆，「把內部資料給外部 AI」17 筆。這批人勾的，除了資料外流，還有 AI 替自己對外做事。這是來上課的人的勾選，不代表企業比例。

紅線分成兩條寫

建議把紅線分成兩條寫：資料紅線管人貼進 AI 的東西，動作紅線管 AI 自己送出去的東西。AI 工具若接了信箱或通訊軟體、又沒設成要人按確認才送出，信就是它自己寄的，資料紅線管不到。

學員勾選的七種紅線與範本的處理（26 筆填答中有勾選的 25 筆，可複選）

選項	勾選筆數	範本的處理
把內部資料給外部 AI	17	資料紅線，四類資料各有做法
碰財務／金流資料	13	財務數字依資料紅線；付款轉帳、修改帳務送出前由本人確認
未經同意發信給任何人	21	對外發信，送出前由本人確認；發給同事的信沒列，要不要管由公司決定
直接聯繫我的客戶	20	聯繫客戶，送出前由本人確認
替我在 LINE／社群回覆	10	代為回覆，送出前由本人確認
自行決定對外宣傳內容	7	對外發布宣傳內容，送出前由本人確認
處理績效／薪資相關	8	含姓名的考核、薪資資料屬個人資料，依資料紅線的個人資料做法處理

第 5 條是因為 AI 會寫錯，一位商品行銷在報到表寫過：「利用AI查找資料發現多項錯誤內容」。下面這一頁範本，可以直接拿回公司試。

一頁八條的範本

範本共八條，資料紅線與動作紅線各占一條。底線處換成自己公司的內容，第一版寫短、先發出去，再依通報與每三個月的檢討補條文。

《○○公司 AI 工具使用規範（第一版）》　生效日＿＿＿　窗口（職稱）＿＿＿　分機＿＿＿

1. 適用範圍。全體同仁與外包人員，用任何 AI 工具（含會自己執行動作的 AI 助理）處理公司工作時適用。外包人員另在合約或保密約定中載明同樣的要求。
2. 可以用的工具。只用附表的核准工具，一律用公司開的帳號登入（公司付費方案，或用公司信箱註冊、由窗口登記的帳號）。清單以外的工具，向窗口申請，三個工作天內回覆。
3. 資料紅線。下列四類資料，各依其後的做法處理：
   • 個人資料。客戶與同仁的姓名、電話、身分證字號，原則上不貼；真的需要時先問窗口，窗口問過法務或顧問律師再回覆。病歷、健康檢查等敏感個資一律不貼。
   • 未公開的報價、合約、財務數字。要貼，先刪掉數字、條款內容和對方名稱，只留空白格式。
   • 標示機密的文件。一律不貼，沒有例外。
   • 帳號密碼與系統金鑰。一律不貼，沒有例外。
4. 動作紅線。AI 可以起草，但下列動作送出前必須由本人確認，不得讓 AI 自行執行：對外發信、聯繫客戶、付款轉帳或修改帳務、在 LINE／社群代為回覆、對外發布宣傳內容。付款轉帳另依公司既有的授權與覆核。窗口事先核准並記錄的固定流程除外（例：客戶在官網填表後，自動寄出的收件確認信）。
5. 產出責任。AI 產出的內容，對外送出或用來做決定前，由使用的人確認事實與數字。
6. 揭露。交給客戶的文件是否註明使用 AI，由部門主管決定；客戶合約另有要求時，從其要求。
7. 通報。不小心把個人資料、未公開的報價合約財務數字、機密文件或帳號密碼貼進 AI，或 AI 沒經本人確認就發信、聯繫客戶、動到帳務、代為回覆、對外發布（窗口核准的固定流程除外），當天通知窗口。主動通報不會因此被處分；法律上的責任，由人資與法務或顧問律師另外說明。涉及個資外洩時，個資法另有通知規定，由窗口轉請法務或顧問律師確認。
8. 檢討。窗口每三個月召集一次，檢討核准清單與本規範。

附表：核准工具清單（第 2 條）

工具	用途	誰可以用
（例）公司已付費的 AI 工具	（例）整理會議紀錄、草擬客戶回信	（例）全體、業務部

發出前要先確認的事

範本發出前，要找四種人各確認幾件事。公司沒有這些人時，個資一律不貼、動作一律本人確認、工具條款由負責人自己看，並把範本第 3 條、第 7 條裡的「法務或顧問律師」改成「負責人」，就可以先發；個資外洩的通知義務，仍建議找顧問律師。

• 窗口。到每個工具的方案說明或資料使用（隱私）頁，核對輸入會不會拿去訓練、對話保存多久、帳號與紀錄留在誰手上。第 4 條允許窗口核准固定流程，核准了就要寫下來是哪一個。
• 法務或顧問律師。個資法對利用個資設有特定目的的限制，貼進外部 AI 算不算超出原本蒐集的目的，由法務判斷。姓名換成代號能不能貼，也由法務決定；公司留有對照表時，換過代號仍可能算個資。
• 人資主管。第 7 條的「主動通報不會因此被處分」要和公司的工作規則一致，由人資確認怎麼寫。
• 資訊負責人或工具管理員。確認工具的管理後台能不能把發信、付款設成要人按確認才執行；沒有這個設定的工具，只能靠第 4 條和使用者本人。

有人會問，政府有沒有規定企業一定要訂。行政院 2023 年的生成式 AI 指引是寫給政府機關的，第六點要求使用時應適當揭露；範本第 6 條交給部門主管決定，比較寬鬆，想從嚴，可以改成交給客戶的文件一律註明。《人工智慧基本法》本文讀到的條文，也沒有直接要求一般企業訂規範。

回到開頭學員勾的發信和聯繫客戶，範本第 4 條寫進去了；工具能不能設成按確認才送出，要請資訊負責人看後台。該確認的確認過，這一頁就可以發出去。

規範發出後，想有顧問陪著把第一個用法做起來，可以看陪跑服務，站上公開價 6 小時 NT$18,000。

資料來源

• 行政院，國科會報告附件〈行政院及所屬機關（構）使用生成式 AI 參考指引（草案）〉，草案版，2023-08-31 發布，2026-11-02 讀取
• 經濟部中小及新創企業署，行政院 2023-10-03 函頒「行政院及所屬機關（構）使用生成式 AI 參考指引」，正式版，公告頁載十點全文，2026-11-02 讀取
• 全國法規資料庫，個人資料保護法，2025-11-11 修正，2026-11-02 讀取
• 全國法規資料庫，人工智慧基本法，2026-01-14 公布，2026-11-02 讀取