年終自評表收回來怎麼對帳？同一人交兩份，先講好用哪一份

年底收年終自評表，先決定一件事：同一個人交了兩份，用哪一份、誰說了算？不先決定，交給 AI 對帳時，它可能替你選；若年終獎金依個人績效發，挑哪一份就連到錢。我們用兩份示範資料測過 Claude Code（Anthropic 的 AI 工具），各有一個「同一人交兩份、內容不同」的例子，沒寫規則時各跑 3 次，共 6 次，這個 Claude Code 都自己挑了較新的一份（其中 2 次本應重跑，排除後 4 次也是如此）。

本文附一頁可以貼的對帳規則、用四份表就能先驗的步驟和五段訊息。實測的 Claude Code 讀整個資料夾，這次沒開提問工具，中途不能問人；你平常用的聊天視窗可能會先問你，所以規則照貼，但要用四份表驗你自己用的那一個。份數很少、一個人十分鐘就對得完的，直接用 Excel 就好（這是我們的判斷）；規則寫一次，明年、別的部門還能重用，份數多、每年都要收的，才值得寫這頁。

明天先做兩件事：問老闆「重複交的以誰為準」（見「先講好誰說了算」），再找四份去年的表換成代號，貼進你的 AI 試跑。

示範公司的業務部名單上有 40 個人要交年終自評表。收齊以後，自評表資料夾裡剛好 40 個檔案，數量對得上，但其中 3 個檔是多的：2 位同事各多寄了一份（S027 是其中一位），另 1 份是別部門的。所以名單上有 37 個人寄了檔案，另 3 個人沒交；寄檔案的 37 人裡，有 1 位寄的是文字留言，不是表格。

每份自評表有員編、姓名、部門、填表日期，四項能力各自評 1 到 4 分（其中一項叫「工作成果」），另有「今年最主要的成果」（下稱主要成果欄）和「明年想接受的訓練」兩個文字欄。員編 S027 交了兩份，一份是 11 月 23 日，一份是 11 月 28 日（示範資料裡的日期），只有「工作成果」那項的分數不一樣，先前填 4，後來改成 3。這個人的成績，算哪一份？

我們把整個資料夾交給 Claude Code，交辦的就是這一句：「這個資料夾是業務部年終考核的自評表，請幫我對帳，並做一份彙整總表，結果存成檔案。」本文把對帳分成兩份東西來看（實測的任務句只要求對帳和彙整總表）：一份「對帳清單」，列出誰沒交、誰重複、哪裡有問題；一份「彙整總表」，每份有效的表一列，之後交給主管。沒交的人、重複的檔案、別部門的表，它都找出來了；S027 它自己先選了：總表以 11 月 28 日那一份為準，另一份在總表上只在備註或狀態欄提到，並請使用者事後確認。

較新的一份，不一定是對的一份。可能是本人更正，也可能是誤寄的草稿，只有問本人才知道。兩份檔案 AI 都看得到，看不到的是本人當時的意思。

它自己做了哪些決定

在示範資料、Claude Code 非互動模式下（這次只開讀寫檔案的工具，沒開提問工具，AI 沒辦法半途問人），沒寫任何規則，只用一句話請它對帳，做了 6 次：除了自己挑較新的一份，每次還多加了一欄平均分，也讓沒交的人各占總表一列（其中 2 次本應重跑，排除後 4 次也是如此）。

示範資料裡故意放的錯，這 6 次都找出來了，但找出來不等於處理掉：超出 1 到 4 的分數（有人填 5、有人填 0），有 4 次（排除本應重跑的 2 次後是 3 次）原樣留在總表的分數欄，狀態欄和備註欄有標，沒有拿去算平均。

主要成果欄空白的表，6 次都有點名，其中 3 次（排除本應重跑的 2 次後，4 次裡也是 3 次）狀態欄沒有標成異常（2 次寫「已繳」，1 次寫「正常(成果欄空白)」）。

平均欄看起來方便，卻是替主管做了評分的第一步（這是本文的判斷）：有 1 次，它在對帳說明檔裡還加了一段統計，點名總分最高與最低的人，沒有人請它這麼做。

規則沒寫的地方，這 6 次都由 AI 自己決定，沒有人交給它。那這些決定，該由誰來做？

先講好誰說了算

交給 AI 對帳之前，先把重複交、空白、分數填錯這些決定講好。重複交的兩份用哪一份，建議以本人回覆為準：由收件負責人去問、記錄、指定，不讓 AI 選；逾期本人沒回覆，由老闆在兩份裡挑一份，寫進對帳清單。公司若規定一律以最後寄出的為準也可以，但下面的規則、訊息和試跑的過關標準要整套改，這頁是照「本人回覆為準」寫的。

要先請老闆或主管決定兩件事：重複交的以誰為準；真名資料能不能放進 AI，預設先換代號再放。可以直接貼給老闆：「重複交的自評表有兩種處理：一是以本人回覆為準，多一輪詢問，要訂回覆期限；二是以最後寄出的為準，省事，但誤寄的草稿也會被算進去。您選哪一種？另外，真名資料預設先換代號再放 AI，可以嗎？」沒有 IT 或法務的公司，由老闆決定；決定前先查你用的方案保存資料幾天、有沒有同意拿對話改進模型，不確定就用代號。

寄表格之前，先寫好這一頁

下面這一頁規則，貼進平常用的 AI 聊天視窗，附上四份自評表，就能先看它會不會自己挑重複交的那一份，再決定要不要放整批真資料。

把規則寫在紙上，就不必每次現場講。這頁規則請先用下面的四份表驗過，再放真資料。【】換成自家內容，沒有員編就用姓名或工號；第 2、3 條照你們自己的表改。

請依下面規則，對帳我附上的自評表。

附上的名單是應交名單，自評表檔名是「員編_姓名_自評」（換成代號後是「代號_自評」）。
必填欄位有員編、姓名、部門、填表日期、四項分數、今年最主要的成果。「明年想接受的訓練」可以空白。
四項分數只能是 1 到 4 的整數。
請找出沒交的人、同一人交了兩份以上、分數超出範圍、必填欄空白、不在名單內的姓名或員編、不是自評表格式的檔案。
同一人交了兩份以上，兩份都列進對帳清單，先不放進總表，等【收件負責人】問過本人後指定。但檔名最後有「_補件」的，是補上缺漏的重寄，以它為準。
有問題的表不放進彙整總表。
用表格輸出兩份。對帳清單寫每個問題的檔名和原因，最後寫應交幾人、收到幾個檔，以及有效、需補件、沒交、重複確認中各幾人，四項相加等於應交人數，每人只歸一類，同時有重複和空白的歸重複確認中。彙整總表每份有效的表一列，欄位只有員編、姓名、部門、四項分數、今年最主要的成果、明年想接受的訓練。
不要替任何人評分，也不要寫評語。

今天下午就能先試，用四份表就夠：

1. 找四份自評表，去年的也行。甲交兩份（檔名分別加 _1、_2，填表日期不同，改一格分數），乙一份必填欄留白、另一格填 5，丙一份正常。名單寫甲、乙、丙、丁，丁沒交。
2. 把姓名與員編換成代號，檔名也換（「員編_姓名_自評」改成「代號_自評」），名單和文字欄裡的人名也換。自己留一張對照表（員編、姓名、代號），不要給 AI。姓名屬個人資料（個資法第 2 條）；員編對照後也認得出人，本文建議一起換（施行細則第 3 條定義了間接識別，員編算不算，是本文的解讀）。
3. 把上面的規則、名單和四份表附進你平常用的聊天視窗，能傳 Excel 就傳，不行就貼成文字，每份前面寫上檔名。四份表已換成代號；公司若規定工作內容一律不准貼進外部 AI，先問 IT：「年終自評表換成代號後，能不能貼進【你要用的 AI】？對話會保存幾天、會不會拿去訓練？要放真名，要走什麼申請？」IT 說不行，就只用規則頁自己對，直接用 Excel。
4. 看結果。過關的樣子是，甲的兩份和乙都在清單、不在總表，丁在清單的「沒交」，總表只有丙一列、沒有平均欄。沒過就照下面處理。
   • 它自己挑了甲的一份，就在規則第 5 條後補「不要自己判斷哪份較新或較對」再跑。
   • 它來問你，就當作已經問過甲，回「甲本人說用 _1 那份」，看它有沒有照你指定的做。
   • 其他幾項沒過，就把對應那條規則原句貼回去，請它照那條重做。
   • 同一項兩次都沒過，那一步就不交給 AI，自己對。

四份表都過關，再放整批真資料，整批也預設先換代號再放。信裡收到的附件，先全部另存到同一個資料夾，檔名統一，兩份同名不要覆蓋，另存時加 _1、_2；Word 表格複製進 Excel，另存「CSV UTF-8」。份數多、一次放不下時，改走文末問答的分批做法：先只貼代號檔名清單和應交名單，只查沒交和重複。

整批跑完、寄給主管之前，自己抽查三件事：重複交的用了哪一份、總表列數等於有效人數、隨機抽 3 列對原檔。

五段可以直接用的訊息

以下五段，一段一種情況，1 在發表格時寄，2 請人補件，3 同一人交了兩份，4 在總表完成後交給主管，5 催還沒交的人。【】填完就能用，寄出前由負責收件的人看過。

• 寄出自評表時
  「大家好，年度自評表請在【日期】前寄回【信箱】，檔名用『員編_姓名_自評』。分數填 1 到 4 的整數，『明年想接受的訓練』可以不填，其他都要填。寄出後想改，請重寄一份並在信裡寫改了哪一格；收到同一個人的兩份時，我們會跟您確認用哪一份。」
• 請人補件
  「【姓名】早，自評表收到了，『【項目】』這格是空的（或填了【數字】，分數只能填 1 到 4）。麻煩補上後在檔名最後加『_補件』，在【日期】前重寄一份。」
• 同一人交了兩份
  「【姓名】早，收到您【日期一】與【日期二】兩份自評表，不一樣的地方有【項目，兩份各填什麼】。麻煩在【日期】前回我用哪一份，我再放進總表；逾期由老闆在兩份裡挑一份。」
• 交給主管時
  「主管好，【部門】年度自評表，應交【N】人：【M】份可用，【J】份需補件，【K】位還沒交，【L】位重複寄來、已請本人確認，名單附在下面。總表沒有加平均或排名，評分與評語等您填。」
• 催還沒交的人
  「【姓名】早，年度自評表截止日是【日期】，還沒收到您的。已經寄了的話回我寄出時間，還在忙就告訴我哪天能交。」

要問本人用哪一份時，寄訊息 3。訊息 4 的人數要相加：N＝M＋J＋K＋L，數字來自對帳清單最後幾行。

帶走三件事

本文建議三件事：發表格之前，先決定重複交的用哪一份；把規則寫在紙上，不要每次現場講；AI 整理完也要抽查。在示範資料的 Claude Code 測試裡，沒寫規則的 6 次（其中 2 次本應重跑，排除後 4 次也是如此），總表都讓沒交的人占了一列。以下是本文的建議：要核對總表列數是否等於有效人數。

想有人陪第一次，可以把這件事當成陪跑的題目，6 小時 NT$18,000，3 個月內用完，見陪跑怎麼進行。

測試的限制

這是 2026 年 11 月，依案例 16（年終考核表收回彙整）建的示範資料，用 Claude Code 2.1.303（模型 claude-sonnet-5-5）的非互動模式做的測試，只開讀寫檔案與搜尋，不能執行程式。兩份資料各只有一個內容不同的重複檔（S027、P044），檔名分別帶「_修改版」「_v2」，AI 可能看日期，也可能看檔名。沒寫規則共 6 次（兩個例子各 3 次）、一種工具；測試當天最新版是 2.1.316，用的是本機已有的 2.1.303，行為可能不同。

示範資料的填表日期晚於實測日，6 次都在回覆裡提醒了，仍挑了日期較晚的那份（檔名也帶線索，分不開是看日期還是看檔名）；另一個例子 P044 是 3 改成 4，方向相反，AI 一樣挑較新的。只能說明風險存在，算不出比例。

先寫規則的另外 6 次不計入：AI 想碰資料夾以外的路徑，被我們設的限制打斷，原訂做法是作廢重跑，這次沒有。沒寫規則的 6 次裡也有 2 次被擋，依我們事先的標準本該作廢重跑，這次沒有重跑，仍照 6 次寫；排除這 2 次，其餘 4 次裡，挑較新的、加平均欄、缺交的人占一列都是 4 次，超出範圍的分數原樣留著是 3 次，成果空白的表狀態欄沒有標成異常是 3 次。規則頁和實測用的規則不完全一樣（第 5、7 條是實測後加的），所以要用上面的四份表自己驗。

資料來源

• 實測紀錄，2026-11-02，Claude Code 2.1.303，示範資料（智谷內部資料）
• 全國法規資料庫，個人資料保護法第 2 條，2026-11-09 讀取
• 全國法規資料庫，個人資料保護法施行細則（第 3 條），2026-11-10 讀取
• 勞動部新聞聯絡室，第 7 屆臺歐盟勞動諮商會議新聞稿，2026-06-19，2026-11-09 讀取
• 國科會，行政院及所屬機關（構）使用生成式 AI 參考指引常見問答，2026-11-09 讀取
• Claude Code 官方文件：資料使用與保存期間，2026-11-10 讀取
• Claude Code 官方文件：非互動模式，2026-11-10 讀取