每週一早上，你打開待辦清單，二十幾件事全都標著「急」，你卻不知道該先動哪一件，光是排順序就耗掉半小時。這篇給你一段可以直接複製貼上的 Claude prompt，讓 AI 依截止日、對目標的影響、還有你自己的精力節奏，把整週雜亂的待辦排成一張照著走就好的營運排程。同一段指令在 ChatGPT、Gemini 上一樣適用，這裡以 Claude 為主。
為什麼你叫 AI「幫我安排時間」總是排不出能用的結果
叫 AI「幫我安排時間」通常沒用，因為你給的是一個請求，不是一份任務。AI 排得好不好，取決於你有沒有把判斷標準交給它：哪些事有截止日、哪一件對你的目標最重要、你一天當中哪個時段精力最好。這些你沒說，它只能猜，於是回你一份誰都能套用、卻不貼合你這一週的通用建議。
多數人把 AI 當問答機，丟一句「幫我列出時間管理方法」，拿回一堆「要分輕重緩急、要專注」的空話。真正有用的用法是把它當排程助理：把你雜亂的一週原封不動丟給它，同時交代清楚排序的規則，讓它替你算出可執行的順序。這跟 員工上完 AI 課卻什麼都沒改變 是同一個問題，工具會開，卻不知道怎麼把自己真實的處境餵給它。
直接複製貼上的主 prompt，把這週的待辦交給 Claude
下面這段就是主 prompt。你只要整段複製貼到 Claude，再把中括號裡的空格填成你自己的狀況就能用。它幫你把三件事一次交代清楚：你這週有哪些待辦、你的固定行程和精力節奏、以及排序時該依什麼規則。填得越具體，排出來的排程越貼合你，這是整個技巧最關鍵的地方。
你是我的營運排程助理。我會把這一週雜亂的待辦事項貼給你，
請你幫我排成一份可以照著走的每週排程。
【我這週的待辦】（想到的事全部貼進來，順序不用整理，一行一件）
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【我的固定行程與精力節奏】
- 上班時段：（例：週一到週五 9:00 到 18:00）
- 已經卡住的會議或行程：（例：週二 14:00 部門會、週四整天外出）
- 我精力最好、適合做難事的時段：（例：每天上午 9:00 到 12:00）
- 我容易分心、只適合做雜事的時段：（例：下午 15:00 之後）
【請依這個順序決定優先權】
1. 有明確截止日、逾期會出事的，先排。
2. 截止日相近時，先排對我這季目標影響最大的。
3. 高耗神、需要專注的工作，排進我上午精力最好的時段。
4. 零碎、不用動腦的雜事，集中排在下午或精力低的時段。
【請用這個格式輸出】
- 依週一到週五分天列出。
- 每一天列出當天要做的事，每項標上預估花費時間，
再加一句「為什麼排在這裡」。
- 每天最多排 6 小時的實際工作，其餘留給臨時插件與緩衝。
- 最後附一段「這週被延後或砍掉的事」並說明原因，讓我確認。
這段 prompt 看起來長，其實只有四塊，每一塊各有一個作用。看懂它們，你就知道哪裡照抄、哪裡要換成自己的狀況。
| 區塊 | 作用 | 你要填什麼 |
|---|---|---|
| 角色設定 | 讓 Claude 用「排程助理」的身分回應，而不是空泛給建議 | 不用改，照抄即可 |
| 這週的待辦 | 讓它知道要排的是哪些事 | 腦中所有事一行一件貼進去，不用先整理 |
| 固定行程與精力節奏 | 讓它避開你的會議、把重活放對時段 | 你的上班時段、已卡住的會議、精力高低時段 |
| 排序規則與輸出格式 | 決定先做什麼、以及排程長什麼樣 | 通常照抄，想調整優先權時才改這裡 |
怎麼確認排對了：好的輸出會依日排列，每一項都帶預估時間和一句排這裡的理由，而且最後會列出被延後或砍掉的事讓你確認。如果它只丟給你一份沒有理由的清單，補一句「每一項都要附上為什麼排在這個時段」讓它重排即可。你也可以把這段 prompt 收進 20 套 ChatGPT 指令工具包 那種常用指令的清單裡，隨時取用。
三個進階微調句，讓 Claude 的排程更貼你的工作節奏
主 prompt 已經夠日常用，但如果你想讓排程更貼近真實工作，可以在貼上待辦後、再補一句微調指令一起送出。下面三句可以直接複製，每一句各解決一個常見問題：時間被會議切碎、什麼都自己扛、以及排程沒考慮到你這週的臨時行程。挑你當下需要的加上去就好，不必三句全用。
會議太多、沒有整塊時間做重要事：「幫我每天留 90 分鐘不排任何會議的深度工作時段。」它會主動幫你圈出一段不受打擾的時間，把最需要專注的工作放進去，而不是讓會議把一天切得零零碎碎。
什麼都想自己扛：「把可以授權出去的項目標出來，建議可以交給誰，並幫我擬一句交辦的話。」它會替你篩出不必親自做的事，順便把開口交辦的那句話寫好，讓你少一道心理門檻。
這週有臨時行程要避開：「這週三下午我要出差，那半天不要排需要專注的事，改放路上也能處理的雜務。」它會把你的現實行程納進排程，不會排出一份「理論上很完美、實際上根本做不到」的表。
把它變成每週五分鐘的固定動作，而不是一次性花招
要真正省到時間，關鍵是把這段 prompt 變成每週固定跑一次的習慣，而不是心血來潮才用一次。做法很簡單：固定在每週日晚上或週一早上花五分鐘，把這週的待辦貼進去讓 Claude 排；你常用的排序規則和精力節奏可以先存成一份固定說明，之後每週只要換掉待辦清單就好。省下的不只是那半小時，是每週一早上盯著清單反覆重排的那份心力。
把「哪些事該自己排、哪些可以交給 AI」想清楚，本身就是一種能練的能力。這也是智谷在 個人 AI 技能診斷 裡帶學員做的第一件事：先盤點你每天的工作任務，找出哪些其實可以交給 AI 代勞，再一項項對症下藥，而不是籠統地喊「要會用 AI」。從一段排程 prompt 開始，正是把 AI 工具變成你的競爭力 最不費力的起點。
FAQ
我沒用過 Claude，這段 prompt 也能用嗎？
可以，這段 prompt 不需要任何技術背景。Claude 是一個像對話一樣操作的 AI 助手，你打開它、把整段 prompt 貼進對話框、填上自己的待辦和行程，送出就會得到排程。第一次使用如果連安裝都不確定，可以請公司裡熟悉的同事幫你開好帳號，之後你要做的只有「貼上、填空、送出」三個動作，跟傳一封訊息沒兩樣。
這段 prompt 在 ChatGPT 或 Gemini 上也能用嗎？
可以，效果一樣好。這段 prompt 靠的是把任務、規則、素材講清楚，不依賴任何單一工具的特殊功能，所以 ChatGPT、Gemini 都吃這一套，同一段指令可以跨工具通用。差別只在各家排版的語氣略有不同。建議你固定用其中一個，把排序規則存起來重複用，比每次換工具更省事。
待辦事項很多、很雜，需要先自己分類再貼嗎？
不用，這正是這個技巧最省力的地方。你把腦中所有的事一行一件貼進去就好，順序、分類都交給 Claude 處理，那本來就是它的工作。你自己先分類，反而容易把時間又花回去。真正要花心思的地方不是整理清單，是把你的截止日、會議、精力高低時段這些「判斷標準」交代清楚，這些填得越準，排出來的順序越能照著走。
Claude 排出來的順序我不同意，可以怎麼調？
直接用白話跟它說哪裡要改就行。例如「這件事其實下週才截止，往後挪」「週三上午我想留給客戶，別排別的事」，它會依你的回饋重排。我們會建議你把不同意的地方當成「補充規則」講給它聽，而不是自己動手改表，這樣它下一次排會更貼近你的偏好。排程本來就不是一次到位，是你跟它來回兩三句就能對準的東西。
每週都要重貼一次很麻煩，有辦法簡化嗎？
有。把主 prompt 裡「固定行程與精力節奏」和「排序規則」這兩塊存成一份固定說明，放進記事本、輸入法短語或工具的自訂指令裡，之後每週只要換掉待辦清單那一段就好。真正需要動腦的其實只有貼上這週的新待辦，其餘照舊。設定一次，往後每週開工前花不到五分鐘就能拿到一張排好的排程。
關於智谷
智谷網絡（Kvalley Network）自 1996 年創立，專注企業 AI 轉型與中高階主管培訓，累計服務 3,000+ 家企業、75,000+ 小時訓練執行時數、年度訓練 30,000+ 人次。
像這段排程 prompt 一樣「不靠術語、立刻能用」的小技巧，正是我們在 AI 卡牌工作坊裡帶主管盤點的日常應用之一：把抽象的「要會用 AI」拆成一張張看得懂、用得上的能力卡。想讓團隊把 AI 從「會開來用」練到真正接手營運雜事，可以從一堂 企業 AI 應用力培訓 開始；也可以先看看 工具愈加愈多，主管卻愈來愈累 這篇，避免把 AI 用成新的負擔。
研究來源
- 本文為智谷內容團隊實作整理，所有 prompt 模板皆經實測可直接複製使用，無外部研究數據引用。
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