每天五封格式不同的通知信，一封三分鐘但永遠拖到下班才發。講師 Vivi，她用 Google 試算表加一小段 AI 生成的程式碼，做了一個按鈕——15 秒全部發完。不會寫程式？她也不會。AI 自動化工作，不一定要找 IT、不一定要花錢。看她怎麼從一顆按鈕做到一整套系統。

你一定有那種事：不難，三分鐘能做完，但你就是一直拖。

每次一想到要打開信箱、翻出上次的格式、複製貼上再改幾個名字。「算了，晚點再說。」然後下班前想起來，硬著頭皮花十五分鐘把五封信趕出去。明天一樣，後天也一樣。

這種事不值得動腦，但它每天都在吃你的時間。大部分人的反應是等——等公司導入系統、等 IT 有空幫忙。但 AI 自動化這件事，真的不用等別人。

「Vivi 沒有等。她自己動手了，用的是你電腦裡已經有的 Google 試算表。」

一、五封通知信，一封三分鐘，但她每次都拖到下班前

Vivi 是媒體行銷產業的業務主管。每進一個新案子，她要發五封通知信——財務部、主管、投放部門，每個部門格式不一樣，該帶的資料不一樣。一封三分鐘，五封十五分鐘。

但她幾乎每次都拖到下班前才發。

「這件事太簡單又太無聊了，我大腦自動把它排到最後。」

格式固定、資料來源固定、發送對象固定，每一次都長得幾乎一樣，差別只有裡面的數字和名字。你做完不會有成就感，只有「終於搞完了」的虛脫。你手上一定也有這種事：每月出缺勤異常通知、每季培訓完成率報告、每次績效面談前要整理的評估表。

二、她不會寫程式，問了 AI 一句話就把工作自動化了

Vivi 沒去找 IT，也沒買軟體。她打開 Google 試算表，建了一個專案總表：進了新案子，填一次資料——專案編號、客戶名稱、金額、走期。旁邊的分頁用公式把資料帶進每個部門的信件範本。

然後她加了一個按鈕，按鈕背後是一小段自動發信的程式碼，Google 試算表內建就能跑。她會寫程式嗎？不會，一行都看不懂。

「我就跟 AI 講：我要在 Google 試算表裡按一個按鈕，它就自動幫我發信給這個 email，信的內容從這個欄位帶入。AI 就把程式碼吐給我了。我照貼，能動。」

她幫那顆按鈕取了個名字——「送出吧寶貝」。

進一個案子，填一次資料，按三下，十五秒，五封信全部發完。含附件。她自己算了一下，大概是 720 倍的效率差距。但她說重點不是倍數：「重點是我早上進公司第一件事就把信發光了，不用再拖到下班。」

工具就是 Google 試算表，加上一點 AI 幫她寫的腳本，沒找 IT，沒買軟體，沒有任何人批准。而且她只是請 AI 幫她寫程式碼，公司的資料從頭到尾都在 Google 試算表裡——沒有丟進任何外部工具。

發信按鈕只是起點。Vivi 接下來把同樣的方法，用在更大的事上。

她們部門每個案子從接單到結案有七個階段，每個階段有不同的截止日、負責人、要交的文件。以前全靠人記，Excel 裡一份、Line 群組喊一句、主管腦袋裡存一版。漏掉一個截止日，就是一封客戶抱怨信。

她問過外面的軟體公司。報價十萬到十五萬，來回溝通半年，做出來的東西跟業務部要的對不上。因為沒有人能完全說清楚需求，開發的人也不懂業務的日常。

後來她自己做了。方法一樣：一步一步問 AI。怎麼建專案列表？怎麼讓每個案子有自己的進度頁面？怎麼設定到期日提醒？怎麼在超過截止日時自動發信給負責人？

「就像照 IKEA 說明書組裝一樣，AI 講一步我就做一步。做完一步再問下一步。」花不到半個月，利用下班時間完成。架在 Google 裡面，不用錢。

她在智谷的 AI 學習之路論壇 上展示這套系統，台下有人問：「這個系統要多少錢？」她說：「不用錢。架在 Google 裡面。」現場三十幾個人安靜了三秒。

Vivi 做出來的東西，比軟體公司報價十五萬的版本更好用。為什麼？

因為她每天都在做那件事。她知道哪個欄位永遠填不齊、哪個部門的信要多帶一行備註、哪個流程在第三週一定會卡住。這些細節，外面的工程師聽不到，IT 部門猜不到。只有每天被那件事煩到的人才知道。

這件事對 HR 來說意義很大。你每天在處理的出缺勤通知、培訓報告、績效彙整，每一個「眉角」都存在你的腦袋裡。你不需要會寫程式，你只需要把那些你早就知道的流程講出來，讓 AI 幫你變成工具。這就是個人自動化——你自己決定把手上最煩的事變簡單，不用等公司的大計畫。

Vivi 一開始也什麼都不會。她就是某天受夠了那堆通知信，然後開始問 AI。

你可以現在就試：打開信箱，找到你每週都在重複發的那封信，問 AI 一句話：「我要怎麼用試算表自動發這封信？」不用懂程式，不用找 IT，不用任何人批准。做完之後截個圖傳給主管：「我把每週重複的通知信從 15 分鐘縮成 15 秒，用的是 Google 試算表。」這句話比任何培訓心得都有說服力。

智谷相信的事一直沒變：「最好的學習，從你自己最煩的那件事開始。」

如果你也想把手上最煩的那件事變成一顆按鈕，歡迎和我們聊聊，帶上那件事，我們幫你看看怎麼開始。