視訊形象管理:不只是把視訊鏡頭打開

話說現在的上班族,每一個都在比忙的(肩頸硬叩叩),要擠出和同事面對面的會議時間,似乎變得越來越奢侈。所幸科技越來越進步,進行會議不必大費周章,透過筆電或手機立馬就完成。

視訊會議儘管在操作上並不複雜,但要把一場會議順利完成,透過鏡頭展現自己的專業,絕對不只是啟動開關、按下Start鍵就足夠。還需要多做些準備,以便讓你在鏡頭前看起來更有自信、更有影響力。


視訊會議必備三殺招

假使你的行事曆上有一筆會議行程,你會願意花多少時間準備?「機會留給準備好的人」,這話我想大家都聽過。就算現在因疫情緣故,上班族透過視訊參與會議,付出的心力並不一定比較少。甚至,有時候會在視訊會議上遇到首次見面的對象(如業務拜訪),鏡頭前的第一印象就顯得格外重要。

在進入視訊會議前,我想先談談你所處的環境。隨著溝通方式不同,有些人對著鏡頭講話會覺得很乾。倘若是和一群人進行視訊會議,討論的段落間常會出現令人尷尬的數秒沉默。因此,以下就幾個常見的會議場景和大家分享:

情境一、在會議室中進行視訊簡報

請想像一下,假如你透過螢幕分享簡報投影片,聽者只會在開場的時候看到你本人,後來則是專注於投影片本身及你的聲音(當然旁邊還是有小視窗)。所以,投影片的製作必須要加以調整-盡可能減少文字量,提高視覺輔助以支持你的論點。現在人早已習慣圖像思考,因而大量的相關圖像/表,再搭配聲音說明,就是成功視訊簡報的重中之重。

情境二、視訊會中主持小組討論

倘若你的幾位小組成員都位處不同地區,建議透過議程的制定與布達,來幫助你掌握會議節奏。由於大家分處異地,視訊會議將難確保對話交流的質與量,因而透過議程來控管專案項目,除了掌握會議與專案品質外,也可展現出你的領導力。

情境三、一對一的視訊會議

請務必確認,所有的紙本資料需完整地擺在你眼前。這點非常重要,因為你在視訊時,滑鼠不會有時間在通訊軟體視窗及文檔的瀏覽器之間轉換。會談時,眼睛要盡可能看著鏡頭並保持專注,以展現出對視訊對象的尊重。

維持專注要刻意努力
視訊會議時,你可能待在自己的公司座位或是在家進行。與實體會議不同的是,沒有人緊挨著你一起開會,所以一不留心就會分神。即使不可控的因素變多了,我們還是要試著把負面影響降到最低。

首先,為了確認會議效率,當你沒有在發言時,務必調成靜音模式,避免來自於環境音的干擾,包括手機也務必保持靜音。其次,可以的話,請找個安靜的會議室或房間並把門帶上,確認會議品質。最後,會議進行的同時不要收信,因為別人會透過鏡頭注意到你的表情有異(沒在專心),如果視訊會議有大咖在場時尤其不宜。透過以上小技巧分享,希望有助於你的會議效能。

結論:充分準備 自信前行

了解上述內容後,讓我們幫助你快速回顧幾個關鍵:

  1. 你的視訊會議戰鬥服已準備就緒,鏡頭前可能的干擾物也已清空。
  2. 網路連線及麥克風聲音都已測試完畢,並把視訊鏡頭定位到最佳位置,讓你看起來更上相。
  3. 關閉電腦中其他軟體(例如Line),手機也要關靜音或震動。
  4. 行有餘力的話,可請同事或朋友上線幫忙確認上述條件都已到位。
  5. 以上都已完成,務必保持自信,你就是這場會議的超級巨星。

提供機構:亞太培訓顧問

參考來源:https://www.linkedin.com/

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