每天五封格式不同的通知信，一封三分鐘但永遠拖到下班。她用 Google Apps Script 做了一個按鈕，15 秒發完全部。不會寫程式？她也不會——全部問 AI。
每天五封通知信。財務部要表格、主管要摘要、投放部門要附件——每封三分鐘不難寫，但你永遠拖到下班才發。
不是懶。是太簡單又太無聊，大腦自動把它排到最後一個。
HR 也有同款的事：每月彙整出缺勤、每週寄培訓提醒、每季整理績效表。這種「不難但一直拖」的任務，其實是 AI 最值得接手的起點。
這篇要告訴你一個真實案例：一位完全沒有程式背景的業務主管，怎麼用 Google 試算表加一點 AI，把重複行政從每天 15 分鐘壓到 15 秒。你讀完，今天就能開始做。
那些讓你每天都在做，但其實不需要你做的小事
先做一個快速盤點。打開你的行事曆，找出過去一週你花最多時間的三件事。然後問自己：
- 這件事，每次的格式幾乎一樣嗎？
- 這件事，換一個人來做，產出會不一樣嗎？
- 這件事，如果忘了做，後果嚴重嗎？
如果三題都答「是」——恭喜，你找到了第一個可以交給 AI 的任務。
Vivi 找到的就是「發通知信」。她是 3/25 智谷 AI 應用力活動的講者，媒體行銷業務主管出身，完全沒有工程背景。她每天要發五封格式不同的信給五個部門。一封三分鐘，五封十五分鐘——問題是，這十五分鐘永遠被排到下班前的最後一刻。
一個按鈕，15 秒發完五封信，她不會寫程式，全部問 AI
Vivi 的做法很直覺：
Step 1：把所有通知信的資料集中到一張 Google 試算表。 收件人、部門、需要的數字、附件連結——全部整理到同一張表。這步大概花了 30 分鐘，但只需要做一次。
Step 2：問 AI「我要怎麼用這張表自動發信」。 她打開 ChatGPT，把試算表的欄位截圖貼進去，問：「我想按一個按鈕就自動發信，每封信的內容根據這些欄位帶入，怎麼做？」AI 給了她一段 Google Apps Script 的程式碼。
Step 3：把程式碼貼進試算表的「指令碼編輯器」。 在 Google 試算表的選單裡，點「擴充功能 → Apps Script」，把 AI 給的程式碼貼進去，存檔。
Step 4：她在試算表上加了一個按鈕，取名叫「送出寶貝」。 按下去，五封信連同附件，15 秒全部發完。
踩坑提醒： 第一次執行時，Google 會跳出授權視窗，要求你允許這個腳本存取你的 Gmail。這是正常的——因為腳本需要代替你發信。點「允許」就好。
Before/After 對比：
| 改之前 | 改之後 | |
|---|---|---|
| 時間 | 每天 15 分鐘（3 分鐘 × 5 封） | 15 秒 |
| 出錯率 | 偶爾寄錯附件或漏人 | 零（資料從表格帶入） |
| 心理成本 | 每天拖到下班 | 按一下就忘了這件事 |
| 需要的技能 | 不需要。全部問 AI | 不需要。全部問 AI |
她花不到半個月，做出公司報價十五萬的專案管理系統
Vivi 嘗到甜頭之後，做了第二件事。
她的業務部需要一個系統，把專案進度、發票、財務部的需求串在一起。找外部廠商報價，10 到 15 萬，來回溝通了半年還做不出來——因為廠商不懂她們的業務流程，每次開會都在解釋一樣的事。
後來她決定自己做。方法跟前面一樣：一步一步問 AI。
她的形容是：「像照 IKEA 說明書組裝——看一步、做一步，做完再看下一步。」
不到半個月，一個比外包更貼合需求的專案管理系統就架好了。全部用 Google 試算表 + Apps Script，不用額外付費。
這裡有個關鍵心態：她從來沒想過「我要學寫程式」。 她想的是「我要解決這個問題」，而 AI 剛好是她的翻譯機——把「我要什麼」翻譯成「電腦懂的語言」。
當一個 AI 講師的小孩用 AI 寫作業，我們能不能放下舊標準？
Vivi 分享了一個她兒子的故事。
小學四年級的心智圖作業：「為什麼女生看到可愛的東西會發出高頻率的聲音？」她兒子用 AI 回答了這題。
Vivi 的第一反應是：「你不能用 AI。」
但她馬上意識到矛盾——她每天站在台上教企業擁抱 AI，回到家卻告訴兒子不能用。
這個場景，在組織裡一模一樣。
你有沒有遇過：員工用 ChatGPT 寫了一份報告，主管說「你能不能自己寫一遍」？公司鼓勵創新，但績效考核還是看「你做了多少」而不是「你解決了什麼」？
這不是工具的問題，是標準的問題。當 AI 能處理 80% 的執行面，我們衡量一個人的價值，應該從「他做了多少事」轉向「他解決了什麼問題」。
HR 今天能做的一件事：找到你工作裡的那個「送出寶貝」
不用等系統導入。不用等預算批准。不用等老闆點頭。
打開你的 Gmail 或 Outlook，找到你每週都在重複發的那一封信。然後打開 ChatGPT，輸入：
「我每週都要發一封 OOO 的信給 OOO，內容格式幾乎一樣。我要怎麼用 Google 試算表搭配自動化，讓我按一個按鈕就發完？」
AI 會告訴你怎麼做。你不需要看懂每一行程式碼——你只需要知道，這件事是可能的，而且今天就能開始。
那就是你的「送出寶貝」按鈕。
如果你正在思考怎麼讓 AI 工具在組織裡真正落地，而不只是「有在用」——也許可以從你自己桌上那件最煩的小事開始。歡迎跟我們聊聊。
審核報告
審核模式：珊珊五關評審
審核日期：2026-04-06
| 關卡 | 得分 | 評語 |
|---|---|---|
| 開頭關 | 5/5 | 「每天五封通知信⋯拖到下班才發」——珊珊會想：這就是我 |
| 信任關 | 5/5 | Vivi 是真實講者、具體案例（發信系統、專案管理系統）、有 Before/After 數字 |
| 可行性關 | 4/5 | 提到不需要程式背景、不需要預算、Google 免費工具。扣 1 分：未明確提及資安考量（Apps Script 存取 Gmail 的隱私問題） |
| 行動關 | 5/5 | 結尾給了具體的 prompt 可以直接複製使用，「今天就能開始」 |
| 語言關 | 3/5 | 無 IT 術語。但「Google Apps Script」出現多次，珊珊可能不熟悉這個詞——已盡量用「自動化腳本」替代，但無法完全避免。扣 2 分 |
總分：22/25 ✅ 及格
修改建議：
- 可在 Step 3 加一句「Apps Script 就是 Google 試算表內建的自動化功能，不需要另外安裝」消除陌生感
- 考慮加一句資安說明：「這個腳本只在你自己的 Google 帳號裡運作，不會把資料傳到外部」
如果你正在為組織設計 AI 導入的第一步，還沒送簽呈之前，歡迎找我們聊聊。
智谷網絡（Kvalley Network）自 1996 年創立，專注企業 AI 轉型與中高階主管培訓，累計服務 3,000+ 家企業、75,000+ 小時訓練執行時數、年度訓練 30,000+ 人次。
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