"糟糕! 怎麼辦呢?"

面對組員急匆匆來告知:「預計月底要出的貨品,因為品檢沒有通過,會來不及出貨……」這時候,身為領導者的你,會怎麼做呢?是本能反射性的開始指責員工,還是開始一一檢討先前的所有流程?如果是這樣,那麼,對所有問題的解決將毫無幫助。

發生問題時,首先,需要確認問題及問題點是什麼,出貨來不及是問題,而出貨來不及會有哪些損失或傷害發生,才是要處理的問題點。一旦確定了問題點及傷害點以後,接下來領導者就可以透過以下的3步驟,開始做問題解決的對策。

STEP1 短期對策:

短期對策最主要的並不是查明或檢討發生問題的原因,而是要思考先做什麼樣的處理,才讓問題點盡速被解決。以上述出貨不及的例子來看,短期對策處理時,可以先確認交貨是否能延後?可否將已品檢通過的貨品,先分批出貨等,依據過去的經驗或是更有效的方法先處理問題點。

短期對策思考的同時,還需要另一項秘密武器,就是「緊急應變」的對策。也就是如果無法延期或分批出貨時,有什麼替代方案,可以讓此次事件的傷害和損失降到最低的備案。 

STEP2 中長期對策:

中長期對策是要找出運作過程中,可能潛藏的風險,並且擬定今後的決策。以剛才出貨不及的例子,問題發生的原因是因為品檢沒有通過,所以才會造成出貨不及的損失,那麼,接下來就要重新檢討或思考,提出預防風險的對策,例如:品質安全管理的SOP重新修訂,避免今後同樣問題的產生。

STEP3 預警系統和通報系統:

即使擬定了中長期對策,還需要有預警系統和通報系統。即使有了預防風險的策略,但還是需要有檢視的流程,提醒領導者解決問題時,還需要有時間性的追蹤機制。

領導者可能無法百分之百避免掉突發性的問題,但是透過以上3步驟,將能有效的免除相同的問題和行為再發生。

受訪講師 :馮天俊
取得美國LMI領導管理研究中心專業講師認證,具有多年基、中主管培訓經驗,以及業務人員與主管銷售訓練等實務經驗,現為亞太教育訓練網特約顧問。

出處:智谷顧問

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