"去幫我弄一份簡報…"
簡報,一個耳熟能詳的名詞,但當有人問你什麼是簡報時,你是怎麼解釋的?說它是簡單的報告?簡明的匯報?把複雜的內容用簡單的方式說出來?但,它真的簡單嗎?
我們看過許多人做的簡報,都是怎麼的狀況呢?測試好投影機、連接上電腦、播放PPT、發放PPT濃縮4~6頁的”講義”、大家坐好、簡報者從第一張PPT解釋到最後一張把想說的說完、收工。而這樣的流程有什麼問題嗎?應該沒有吧?大家不是都這樣做嗎?
說什麼
而這其間其實存在三大問題,分別是「PPT」、「講義」、跟「說什麼」,且讓我們來討論討論。
首先到底內容是要說什麼呢?各位簡報者不妨問一問自己,你所簡報的內容是說你想說的?還是說大家想聽的?我們發現絕大部分的簡報都是把自己想說的說完,而沒有去針對聽眾想聽的來說。也許很多人會說,我說的很詳盡啊,我報告的內容”應該”有他們想聽、想了解的吧?但你真的確定你說的是他們想聽的?甚至是你說得他們都懂嗎?那為什麼你說的不是他想聽的呢?
其實是很多時候簡報者在簡報一開始的缺乏了兩項重要的元素:
一、沒有開宗明義闡明聽眾聽你的簡報可以得到什麼好處;
二、在一開始的時候沒有針對自己的簡報內容做一個整體的簡介,沒有讓聽眾對過程先產生預期心理。
各位簡報者再問問自己:你所做的簡報是一種說明還是一種說服?
很多時候,簡報者的內容只是單單的一種說明,而說明完了,解釋清楚了,然後呢?大家都聽了啊,但卻沒有去行動你要他做的事,為什麼?
因為你沒有”說服”他們去採取行動,而如果聽者都沒有採取行動,那你說得再詳細,有什麼用?所以如果可以,請各位簡報者請你都該把自己的每一場簡報,都當成是一種說服,唯有說服你的聽眾去行動,你的簡報才有意義。
講義
再來我們談談簡報時發給聽眾的講義,許多時候我們發現,很多簡報者是把自己的投影片使用POWER POINT預設的列印格式”講義”,將投影片分四格或六格(土豪公司會用單張或兩張)直接列印給聽眾。而這樣會發生什麼事?
聽眾從頭到尾頭也不抬的專心猛K講義,根本不看簡報者,甚至讀快一點的,在簡報者還沒報告完就已經全讀完了。而這其實是因為你的講義存在有兩個問題:
第一、是簡報者的報告太照本宣科
甚至於簡報者扮演的只是一個朗讀者,把投影片”讀完”而已,報告的內容毫無感情,當然就更談不上說服了;
第二、你投影片的內容太過於”詳細”
投影片的內容已經把你所要”講”的內容都放在上面了,大家讀就知道你要說什麼了。如果是這樣,那大家根本不需要來聽簡報者說什麼,把講義帶回家自己讀就好(所以有沒有發現很多的簡報大家都不來參加,卻拼命來要講義?)。
所以各位簡報者,請你要注意你的講義,它是參考資料,而不應該是你所有的投影片。
PPT
最後,我們來談談PPT,什麼是PPT?是投影片?還是騙騙他?
我們看到很多的投影片都存在有兩個主要問題:
第一、放太多的字,我們很常看到簡報者把很多字都塞到投影片上,為什麼?因為都怪WORD,為什麼可以直接複製貼到PPT上,而大家也覺得這真是太方便了,再來是簡報者通常也怕為忘記,所以盡量把”提詞”放上去,最好是整篇都放。
第二、放太多的字,呵呵~你沒看錯,但這裡所說的放太多字是簡報者太慣於用文字呈現簡報內容,而忽略使用圖片的效用,其實圖片才是最好的輔助簡報工具,因為人對於圖片的記憶遠大於對文字,如果善於用圖片輔助簡報,那你的簡報將別具感情、且更容易閱讀、更為簡潔。
所以常做簡報的諸位,你是不是有以上所說的這些問題呢?如果是,那為什麼不改?為什麼要繼續為難自己,同時也為難諸多聽你簡報的聽眾呢?
你其實也可以像賈伯斯、像TED的諸位講者一樣,能做出富感情且具說服力的簡報,改變吧。