在這個資訊爆炸的時代,大家肯定對AI不陌生,尤其最近的AI熱潮佔滿了各大頭條新聞。

  • 作為一個員工或主管,我們應該如何去面對新趨勢,才能在職場上提升競爭力呢?
  • 現今的AI工具千百萬種,不過接觸到這些工具真的代表提升了生產力嗎?
  • 如果要透過這些工具提升工作效率,該從何做起呢?

相信大家肯定非常想知道節省工作時間、提升工作效率和競爭力的秘訣,在課程說明會開始之前,智谷網絡執行長Jimmy想先與大家聊聊他對AI工具的看法。

擅長一個AI工具就能打遍天下?

不曉得大家是否和小編一樣,想要學會各式各樣的AI工具,還是大家覺得專精一個工具就夠了呢?Jimmy認為,在他接觸那麼多案件以來,如何結合各個AI工具、職位技能和流程設計去產生一個有效的工作流,在工作進行上才會省時省事。

此外,Jimmy還想和大家分享MIT一個有趣的研究報告:MIT透過瞭解一個客服聊天機器人,去分析它們對整個企業運作生態帶來哪些好處?結果發現除了導入AI之外,那些加上人類共同協作的客服機器人,讓整個服務效率提升了14%,是不是很驚人!原來人機協作能帶來那麼顯著的效率改善!

這次邀請了未來巢科技的營運長,許旭安Bob老師,以AI工具與流程設計為主軸,帶著大家探討如何在眾多AI工具中挑選並使用最適合自己的工具,一起迎接AI世代的來臨吧!

AI跟我們的工作有什麼關係?

小編想問大家一個問題,你認為人類將來會被AI取代嗎?還是你認為人類才是主體呢?我們都不是預言家,不過根據許Bob老師的專業分析,他認為不必害怕人類被AI取代,反而需要藉由「人機協作」來讓AI成為我們的工作夥伴。

AI是輔助人類做事流程中的一個輔助工具。不過,只把它當成工具實在有些無聊,Bob老師將教我們如何把AI工具打造成私人助理,能適時的給予反饋及建議,將成果直接交付給我們。

從10%,20%到50%,當AI實現100%擴展到工作流程中,這份工作就會變成AI代理,但它通常是複雜度低、社交性低的工作。因此可以得知,AI其實和我們工作間的關係密不可分。

我們都必須成為很會使用AI的人

看到這邊,相信大家一定有很多疑問,該如何學習使用AI工具?我的工作流程在哪邊導入哪些工具才能有效提升生產力?Bob老師表示,職場上有三個關鍵技能:

一、談新興職能-AI協作能力

在Bob老師頻繁使用AI工具的這段時間,有如快速站到巨人肩膀上一樣,讓他能在面對各個產業時,能快速理解它們的產業知識,與客戶溝通時能對答如流,同時藉由AI工具獲取更多想法,提升了創造力。

另外,他也透過AI工具幫他撰寫Email和PPT,爭取到了更多休息,能夠去做更重要的事。上述所提的就是「人機協作」的概念,讓AI工具與人類一起工作,不過在與AI協作上有些小技巧:指示要足夠明確、定義要清楚、來回修改的次數要多,如此一來就可以生成一份將近95分水準的成品了。

二、到底功勞算誰的?主管及員工的調適

對企業來說,我們要考慮的是員工和AI的生產力,以及其中的搭配跟結合,而針對人資部門,要去思考如何有效評估公司的人事,尤其因為導入AI機器人而把人事分散掉時。Bob老師將此議題分為兩個主軸,分別是主管和員工的調適,讓我們一起來看看他怎麼說吧!

主管的調適—身先士卒用AI

身為主管的Bob老師,認為重新評估KPI的評價方式是必要的,以往數位工具對員工工作效率的影響可能不明顯,但現在能使員工的生產力增倍。

另外,公司和HR部門需重新檢視對員工們的期望條件,是否更希望招募那些善於使用AI工具的員工,還是除了能善用工具,還能將其融入工作流程中的員工?這些問題,包括是否需要具備AI相關背景或文憑,都是值得考量的因素。

Bob老師還提醒到,主管們需了解如何利用AI來發揮管理及溝通能力,知道哪些工作流需要AI的導入、需要哪些AI工具,因此具備分析、批性思維以及產業知識都是相當重要的。

員工的調適—很多人其實都在偷偷用

大家來和小編想像一下,假如你是一名小職員,公司導入了許多AI機器人到你的工作系統,你會害怕不久後面臨裁員嗎?這個情況其實已經出現在許多公司。

Bob老師認為,員工們需要轉變心態,不去抗拒AI,並發揮主動思考積極包容的學習態度,嘗試跟同事交流對AI的見解,不要覺得與自己無關。

小編也相當同意Bob老師說的:「對整個職場環境而言,最大的關鍵在於主管有沒有開放的心,願意花費時間、金錢來研發、導入AI工具以讓員工們投入。」

也許剛開始有一段試錯時間,但轉型成功帶來的效益能優化整個企業的工作流。

三、AI工作術-教您把零散的工作變成自動化流程

「老師,我明明認真學完這套AI軟體了,為什麼感覺有學跟沒學一樣?始終看不到工作效率有任何提升啊?」

Bob老師常常聽到大家詢問這個問題,這是因為大家未能掌握AI的整體流程設計。流程設計聽起來很簡單,但它其實需要同時具備IT數位轉型、Domain-know-how、人際溝通及診斷公司的顧問能力,Bob老師會教大家如何正確地拆解、重塑這些複雜的能力,同時告訴大家哪些哪些坑不能踩。

小編整理了Bob老師私心推薦的AI工具,老師會在課堂上和大家實際操作這些工具!

在最後的QA時間,執行長Jimmy準備了五個常見問題,讓我們一起來聽聽Bob老師有哪些見解吧!

Q1:中小企業如何運用有限資源,導入AI?換言之,大型企業呢?

Bob老師認為,除非中小企業主本身就有導入AI的領悟力,不然導入AI是較困難的。面對這個情況,公司內部是否具有曾參與AI工具課程的員工會變得很重要,他們會影響到其他員工的做法,因此Bob老師非常建議企業讓部分有心學習、有潛力的員工加入培訓課程,以便在未來幫助整個公司利用AI工具去解決、判斷各種問題。

對大企業而言,「由上而下」的推動是最重要的,高層主管需要確定轉型的方向,了解哪些流程交給AI做,可以有效節省成本和時間,建立明確的方向才開始帶領員工們。

Q2:Bob老師是如何協助企業走完導入旅程的呢?

Bob老師這邊和大家分享,過去有一家知名傳統製造業,面臨到IT部門人員過少的問題,老闆很快地意識到自己若不做AI,將會與競爭對手的差距越來越大,因此他想在產線上導入AI。Bob老師先幫這家公司做診斷,重新訂定庫存、品質管理等的成本後,再去對產線做新的流程規劃,先從小案子開始推動,選擇容易上手的AI工具讓員工們學習,直到有明顯成效後,才繼續拓展導入範圍。

Q3:有哪些AI工具是目前推薦HR去使用與練習的?

首先是大家最常聽到的ChatGPT,絕對要熟悉他!但有些公司會禁用ChatGPT,因此Bob老師向我們推薦了另一款很好用的工具「GeniAutoX」,它是一款企業內部的ChatGPT,能解決資安、讀取公司資料庫的問題,更解決工作流中無法被量化設定的問題,是不是聽起來很美好?這樣還不夠!GeniAutoX這款工具的準確率還很高,是個超棒的辦公AI小工具。

若大家有做投影片的需求,Bob老師還推薦Gamma這個軟體,它能很快的生成你想要的簡報內容,對於那些需要做會議紀錄的人們,VocalAI是個很實用的工具,支援了中英日文,可以準確地整理不同講者講的內容。

總的來說,GeniAutoX、Gamma、VocalAI這三個AI工具都是Bob老師特別推薦給HR的,能有效地幫身為HR的各位解決非常多問題。

Q4:若要做一隻公司的AI機器人,將如何訓練?公司的流程要怎麼搭配?

針對這個問題,Bob老師給大家兩個方向:

第一,我們應該先評估,公司是否重視資安問題。一般而言,市場上資安級的AI都是月費超過五千元的,若你的公司不害怕資訊外流,那其實只需要串OpenAI的API就可達成。

第二,大家肯定很好奇該如何成功訓練機器人?Bob老師這邊向大家介紹RAG這個技術,它可以快速把你要的資料擷取出來,透過快速檢索的方式給出答案。這門技術也是目前世界研究的主流,前提是要把資料準備好,設計可行的流程來訓練機器人。

Q5:如何說服老闆讓公司使用AI?

這部分應該是大家最想了解的吧!Bob老師提供了三個想法:

一、擁有溝通能力特別強的員工

這名員工要能輕鬆地讓老闆知道導入AI的原因、需求及效益,並在必要時提供成功案例。

二、尋求外部顧問的協助

讓顧問透過「幫助整個公司獲利」的角度去告訴老闆,AI和跨部門之間的協作能帶來的好處。

三、輔助老闆去思考數位轉型

協助老闆發揮策略能力,做出對公司有利的轉型。

相信大家與小編一起回顧說明會之後,對AI工具的應用有更近一步的認識,Bob老師還有很多內容迫不及待想在課堂上教大家實際操作,只要跟著老師的腳步,你將在職場上成為同事、老闆口中的「最佳生產力員工」!

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未來巢科技共同創辦人暨營運長、天元數位科技共同創辦人兼執行長、AI Hub Taipei 平台共同發起人、教育部全國大專院校人工智慧競賽工作坊、數位發展部AIGO高中職生AI紮根活動、台灣人工智能產業協會講師、AMPOS易智能 大中華區客戶成功經理、大學堂新科技學院院長 、Chison家電通路商董事長特助

許旭安Bob老師是兩岸多家企業、政府單位數位轉型的顧問與講師,對於⼤數據、AI⼈⼯智慧等專業領域都有研究,具有數位轉型規劃、導入的經驗,在授課時更能以實務切入直指問題核⼼。

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